7 kérdés, amit fel kell tenned, ha rendezvényszervezőt választasz

A Rendezvénymagazin szerkesztőségébe érkező leggyakoribb kérdések között toplistás az, hogy hogyan tudjuk a leggyorsabban kiválasztani a nekem megfelelő rendezvényszervezőt / esküvőszervezőt. Legyen szó akár magánrendezvényről, akár céges karácsonyról vagy ügyféleseményről, a rendezvényszervező személye és képességei befolyásolják talán legjobban az esemény végső képét, s azt vendégeink mennyire érzik jól magukat, mennyire emlékezetes és hasznos nekik a rendezvényünk.

Javasoljuk, mielőtt kiválasztanánk a rendezvényszervezőnket, írjunk össze egy listát a 3-5 szóba jövő választásról, s tegyük fel nekik a következő kérdéseket: 

 

  1. Milyen típusú eseményeket szervez a leggyakrabban?

     - Nem minden rendezvényszervező egyforma. Valaki az esküvőkre szakosodik, valaki a céges karácsonyokra. Sokan outdoor ügyfélrendezvényeket vezényelnek le legszívesebben, mások inkább csapatépítőket. Keressünk hát olyan csapatot, aki abban profi, amire nekünk szükségünk van.
  2. Ki lesz a mindennapi kapcsolattartóm a rendezvénnyel kapcsolatban?

    - Nem jó, ha külön emberrel kell megbeszélnem a számlázás részleteit, mással a helyszínt, s egy harmadikkal a meghívók részleteit. Kérjünk egy kapcsolattartót, s vele egyeztessünk mindenben. Így elkerülhetjük a későbbiekben a félreértést, vagy hogy ki felelős azért, hogy a rendezvényes cégnél tudják, allergiásak vagyunk a százszorszép virágporára.
  3. Milyen szolgálatatások vannak benne a kialkudott díjba? Van még olyan költség, amivel számolnom kell?

    - A jó rendezvényszervező nyílt lapokkal játszik, amikor a díjazásról van szó, de előfordul, hogy ügyfélként olyan szolgáltatásokat is magától értetődőnek veszünk, amik nem részei a szerződésnek. Ezek pedig gyorsan összeadódhatnak. Így inkább beszéljünk meg előre mindent, mintsem a végén érjen minket kellemetlen meglepetés.
  4. Hányszor találkozhatunk a rendezvény előtt

    , s van-e valamilyen limit azon hányszor beszélünk telefonon? - egy jó rendezvényszervező elfoglalt. Az esetleges félreértések elkerülése végett jó előre tisztázni, hogy hány találkozás fér bele az idejébe / a mi költségvetésünkbe. Így mindenki azt kapja és azt nyújtja, amit a másik vár.
  5. Hoz-e alvállalkozót a rendezvény napjára, vagy saját embereivel oldja meg az összes feladatot?

    - Ha olyan rendezvényt szervezünk, ahol fontos a biztonság, vagy csak szeretnénk tudni milyen cégek lesznek részei (s fognak tudni) eseményünkről, ezt is előre tisztázzuk
  6. Tud-e hasonló rendezvényre szóló referenciát adni?

    - Minden rendezvényszervezőnek vannak referenciái. Ha nem adja meg őket, az annak a jele, hogy nem bízik abban, a korábbi ügyfelei még egyszer őt választanák. Ha beszélünk egy korábbi ügyféllel, pontos képünk lesz arról, mire számítsunk az adott rendezvényszervezőtől.
  7. Mi a lemondás és a pénzvisszafizetés folyamata?

    - senki sem szeretné lemondani, vagy elhalasztani a rendezvényét, amikor nekiáll a szervezésnek. De ember tervez, Isten végez. Nagyon fontos átbeszélni minden olyan részletet, amely segít megérteni, hogy egy esetleges vészhelyzetben milyen lehetőségeink vannak. A rendezvényszervező munkájának mekkora részét kell kifizetnünk, s mi lesz a már beszerzett alapanyagokkal, díszítőelemekkel?

A fenti kérdések segítségével már könnyen kiválaszthatjuk azt a rendezvényszervezőt, akivel eseményünk eléri, sőt meghaladja azt a színvonalat, amit megálmodtunk.

 

Csodás rendezvényeket kíván:

A RendezvényMagazin csapata